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27 Mitarbeiter verschiedener Softwarehäuser beantworteten Fragen zur "idealen Ausschreibung": Welche Angaben benötigen die Experten, um
aussagekräftige Angebote erstellen zu können? Welche wichtigen Informationen fehlen häufig?
Wer für sein Unternehmen eine geeignete Software sucht, der wird früher oder später mit einer Anzahl von Anbietern in Kontakt treten, um nähere Informationen über deren Produkte zu bekommen. Häufig erfolgt dies zunächst im Rahmen einer Ausschreibung, in der die eigenen Bedarfe beschrieben werden und auf die hin der Anbieter ein auf diesen Anforderungen basierendes Angebot erstellt. Wie beschreibt man die eigenen Anforderungen an eine neue PM-Software am besten? Die Fachgruppe „PM-Software“ hat zur Beantwortung dieser Frage die Perspektive gewechselt: In einer schriftlichen Kurzumfrage gaben 27 Anbieter von PM-Software Auskunft darüber, welche Qualität die bei ihnen eingehenden Ausschreibungen haben und welche Informationen sie häufig vermissen. Außerdem beantworteten sie die Frage, welche Eigenschaften eine „perfekte“ Ausschreibung auszeichnen, die ihnen ein optimal an die Kundenanforderungen angepasstes Angebot ermöglicht.
Das Ergebnis zeigt, dass in Ausschreibungen häufig wichtige Angaben fehlen. Vor allem bei der Beschreibung des geplanten Einsatzumfelds und der durch die Software zu unterstützenden Prozesse fehlen den Befragten für das Bearbeiten der Anfragen oft fundierte Angaben. Ausführlich werden dagegen offenbar die gewünschten Funktionen beschrieben –tendenziell allerdings in einer nicht ausreichenden Qualität zur Abgabe eines präzisen Angebots. Wenig präzise Angaben finden sich auch zur Projektplanung der bevorstehenden Auswahl und Implementierung (beispielsweise zur Terminplanung)
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