PM-Software auszuwählen ist (k)eine Kunst
Eine passende Projektmanagement-Software zu finden ist eigentlich eine einfache Aufgabe. Schließlich tummeln sich so viele Alternativen auf dem Markt, dass für jeden etwas dabei sein sollte. Doch gerade diese Vielfalt macht es oft schwer. Dabei kann die Auswahl ganz einfach sein.
Die eigentliche Softwareauswahl erfordert klare Anforderungen und eine gute Marktkenntnis. In Sachen Marktkenntnis haben Sie auf dieser Seite bereits den ersten Schritt gemacht. Schwieriger wird es häufig bei den Anforderungen. Denn die setzen ein klares PM-Konzept voraus.
Wir haben in den vergangenen Jahren eine dreistellige Zahl von Organisationen zum Thema Projektmanamagement-Software beraten. Immer wieder zeigen sich drei Dinge, die bei keinem Auswahl- und Einführungsprojekt fehlen sollten:
Ein Projekt
Projektmanagement-Software lässt sich nicht nebenbei einführen. Die Einführung ist ein Projekt. Ein klares Auswahl- und Einführungsprojekt stellt sicher, dass die Auswahl geplant und strukturiert erfolgt. Ziele werden zu Anfang klar formuliert und das richtig zusammengesetzte Projektteam sorgt für einen ganzheitlichen Blick auf die Software, der IT, Methode und Organisation verbindet.
Top-Management-Unterstützung
Wer mit einer neuen PM-Software sein Multi-Projektmanagement oder gar das Projekt-Portfoliomanagement verbessern will, braucht die aktive Unterstützung des Managements. Das bedeutet finanzielle Unterstützung, etwa das Projektbudget. Ihren wahren Nutzen entfaltet eine PM-Software allerdings nur, wenn mit ihrer Einführung auch die Prozesse und Zuständigkeiten in der Organisation angepasst werden. Führungskräfte, die sich aktiv einbringen und deutlich machen, dass dieser Wandel gewünscht ist, sind ein wesentlicher Erfolgsfaktor!
Zeit
Eines steht bei vielen schlecht laufenden Einführungsprojekten schon zu Beginn fest: Die Termine. Nehmen Sie sich Zeit für eine Einführungsplanung. Wir empfehlen ein bis zwei Tage zur Bestandsaufnahme: Welche Aufgaben sollen unterstützt werden, welche Voraussetzungen bedeutet dies für die Organisation, wer kann wie häufig im Team mitarbeiten. In knapp geplanten Projekten arbeitet letztlich oft ein kleines Team im exklusiven Kreis Lösungen aus. Wird die Software dann installiert, stellt sich heraus, dass sie nicht zur Organisation und den tatsächlichen Abläufen passt. Wenn partout ein festes Datum erreicht werden muss, hilft eine klar definierte Ausbauplanung.
In den Abschnitten zur Auswahl und zur Einführung finden Sie weitere, detailliertere Tipps. Eine erfolgreiche Software-Einführung ist keine Kunst, sondern gutes Handwerk. Die Kunst liegt darin, dies allen Beteiligten zu verdeutlichen.